Lembaga Kaunselor Malaysia

1. Privasi

Aplikasi Mudah Alih MYeLKM selepas ini dirujuk sebagai “Aplikasi” ialah aplikasi rasmi yang disediakan untuk memudahkan pengguna mengakses perkhidmatan dalam talian berkaitan Lembaga Kaunselor Malaysia, termasuk urusan pendaftaran kaunselor, pembaharuan perakuan amalan, maklumat Pembangunan Profesional Berterusan atau CPD, semakan status, notifikasi serta perkhidmatan lain yang berkaitan.

Dasar Privasi ini menerangkan bagaimana maklumat peribadi pengguna dikumpul, digunakan, disimpan, dilindungi dan diuruskan semasa menggunakan Aplikasi MYeLKM.

Lembaga Kaunselor Malaysia komited untuk memastikan maklumat peribadi pengguna dikendalikan secara selamat, sulit dan bertanggungjawab selaras dengan prinsip perlindungan data peribadi, keperluan keselamatan maklumat Kerajaan serta undang-undang dan peraturan yang berkuat kuasa dari semasa ke semasa.

2. Definisi Pengguna

Dalam Dasar Privasi ini, “Pengguna” merujuk kepada mana-mana individu yang menggunakan Aplikasi MYeLKM, termasuk tetapi tidak terhad kepada:

1. Kaunselor Berdaftar;
2. Kaunselor Pelatih;
3. Pemohon pendaftaran sebagai kaunselor;
4. Pemohon pembaharuan perakuan amalan;
5. Pembekal latihan atau penganjur program CPD;
6. Pegawai atau pentadbir sistem yang diberi kuasa; dan
7. Orang awam yang menggunakan fungsi carian, semakan atau perkhidmatan berkaitan.

3. Maklumat Peribadi

Aplikasi ini tidak akan merekodkan maklumat peribadi pengguna kecuali maklumat tersebut diberikan secara sukarela oleh pengguna, diperlukan untuk tujuan perkhidmatan, atau dikemukakan melalui proses pendaftaran, permohonan, kemaskini profil, muat naik dokumen, pembayaran atau penggunaan fungsi tertentu dalam Aplikasi.

Maklumat peribadi yang diberikan oleh pengguna tidak akan digunakan untuk tujuan lain selain daripada tujuan yang berkaitan dengan penyampaian perkhidmatan rasmi Lembaga Kaunselor Malaysia, kecuali jika dibenarkan oleh undang-undang atau dipersetujui oleh pengguna.

4. Maklumat Yang Dikumpul

Bergantung kepada jenis perkhidmatan yang digunakan, Aplikasi MYeLKM boleh mengumpul dan memproses maklumat berikut:

1. Maklumat identiti pengguna
   Nama penuh, nombor kad pengenalan, nombor pasport jika berkaitan, nombor pendaftaran kaunselor, nombor perakuan amalan dan maklumat pengenalan profesional lain.
2. Maklumat hubungan
   Alamat surat-menyurat, nombor telefon, alamat e-mel dan maklumat komunikasi lain yang diperlukan.
3. Maklumat akaun pengguna
   Nama pengguna, kata laluan yang disulitkan, status akaun, peranan pengguna, tarikh pendaftaran akaun, tarikh log masuk dan rekod aktiviti akaun.
4. Maklumat profesional dan kelayakan
   Maklumat akademik, kelayakan profesional, pengalaman kerja, maklumat latihan, rekod CPD, status pendaftaran, status perakuan amalan dan dokumen sokongan yang berkaitan.
5. Maklumat permohonan dan transaksi
   Maklumat berkaitan permohonan pendaftaran, pembaharuan, semakan, bayaran, resit, rujukan transaksi dan status permohonan.
6. Dokumen sokongan
   Salinan sijil, dokumen pengenalan, dokumen kelayakan, surat sokongan, bukti pembayaran, bukti penyertaan program dan dokumen lain yang dimuat naik oleh pengguna bagi tujuan pemprosesan permohonan.
7. Maklumat teknikal aplikasi
   Jenis peranti, sistem operasi, alamat IP, masa akses, log ralat, log keselamatan dan data teknikal lain yang diperlukan untuk tujuan keselamatan, audit, penyelenggaraan dan penambahbaikan Aplikasi.
8. Maklumat notifikasi
   Token notifikasi peranti atau maklumat berkaitan penghantaran pemberitahuan aplikasi, sekiranya pengguna membenarkan fungsi notifikasi.

5. Tujuan Pengumpulan Maklumat

Maklumat yang dikumpul melalui Aplikasi MYeLKM digunakan bagi tujuan berikut:

1. Mendaftarkan akaun pengguna;
2. Mengesahkan identiti pengguna;
3. Memproses permohonan pendaftaran kaunselor;
4. Memproses permohonan pembaharuan perakuan amalan;
5. Mengurus rekod CPD dan program latihan;
6. Menyediakan semakan status permohonan, status pendaftaran atau status perakuan;
7. Mengurus bayaran, resit dan rekod transaksi berkaitan;
8. Menghantar makluman, notifikasi atau hebahan rasmi;
9. Menyediakan bantuan teknikal dan sokongan pengguna;
10. Menambah baik prestasi, keselamatan dan kebolehgunaan Aplikasi;
11. Menyediakan laporan, statistik, audit dan pemantauan dalaman; dan
12. Mematuhi keperluan undang-undang, peraturan, arahan Kerajaan atau keperluan pentadbiran Lembaga Kaunselor Malaysia.

6. Kebenaran Pengguna

Dengan menggunakan Aplikasi MYeLKM, pengguna dianggap telah membaca, memahami dan bersetuju dengan pengumpulan serta pemprosesan maklumat peribadi sebagaimana yang dinyatakan dalam Dasar Privasi ini.

Pengguna bertanggungjawab memastikan maklumat yang diberikan adalah tepat, benar, lengkap dan terkini. Sebarang maklumat palsu, tidak lengkap atau tidak dikemaskini boleh menjejaskan proses permohonan, kelulusan, pembaharuan atau penggunaan perkhidmatan dalam Aplikasi.

7. Kesan Jika Maklumat Tidak Diberikan

Sekiranya pengguna tidak memberikan maklumat yang diperlukan, memberikan maklumat yang tidak lengkap, atau tidak membenarkan pemprosesan maklumat tertentu, Lembaga Kaunselor Malaysia mungkin tidak dapat:

1. Mendaftarkan akaun pengguna;
2. Memproses permohonan;
3. Mengesahkan identiti pengguna;
4. Meluluskan pendaftaran atau pembaharuan;
5. Mengemas kini rekod pengguna;
6. Menghantar makluman berkaitan;
7. Menyediakan akses kepada fungsi tertentu dalam Aplikasi; atau
8. Memberikan perkhidmatan yang dimohon oleh pengguna.

8. Perkongsian Maklumat

Maklumat peribadi pengguna tidak akan dijual, disewa atau digunakan untuk tujuan komersial.

Walau bagaimanapun, maklumat pengguna boleh dikongsi secara terhad dengan pihak berikut sekiranya perlu dan dibenarkan:

1. Agensi Kerajaan yang berkaitan bagi tujuan pentadbiran, pengesahan, audit atau pematuhan undang-undang;
2. Penyedia perkhidmatan teknikal yang dilantik secara sah untuk pembangunan, penyelenggaraan, pengehosan, keselamatan atau sokongan Aplikasi;
3. Penyedia gerbang pembayaran, sekiranya pengguna membuat bayaran melalui Aplikasi;
4. Pihak berkuasa atau badan penguatkuasaan undang-undang apabila dikehendaki oleh undang-undang; dan
5. Mana-mana pihak lain yang dibenarkan oleh pengguna atau diperlukan bagi pelaksanaan fungsi rasmi Lembaga Kaunselor Malaysia.

Sebarang perkongsian maklumat adalah tertakluk kepada kawalan keselamatan, keperluan kerahsiaan dan tujuan yang sah sahaja.

9. Kerahsiaan

Lembaga Kaunselor Malaysia akan mengambil langkah yang munasabah untuk memastikan maklumat peribadi pengguna disimpan secara sulit dan hanya boleh diakses oleh pegawai, kakitangan atau pihak yang diberi kuasa berdasarkan keperluan tugas.

Pengguna juga bertanggungjawab menjaga kerahsiaan akaun masing-masing, termasuk nama pengguna, kata laluan, kod pengesahan dan maklumat log masuk. Lembaga Kaunselor Malaysia tidak bertanggungjawab ke atas sebarang akses tanpa kebenaran yang berlaku akibat kecuaian pengguna dalam menjaga maklumat log masuk.

10. Keselamatan Data

Aplikasi MYeLKM melaksanakan langkah keselamatan yang bersesuaian bagi melindungi maklumat pengguna daripada akses tanpa kebenaran, kehilangan, penyalahgunaan, pindaan, pendedahan atau pemusnahan.

Langkah keselamatan ini boleh merangkumi:

1. Kawalan akses pengguna berdasarkan peranan;
2. Penggunaan sambungan selamat;
3. Penyulitan maklumat sensitif yang sesuai;
4. Penyimpanan kata laluan secara selamat;
5. Rekod log sistem dan audit aktiviti;
6. Pemantauan keselamatan aplikasi;
7. Kawalan akses pentadbiran;
8. Sandaran data mengikut keperluan operasi; dan
9. Penyelenggaraan keselamatan sistem secara berkala.

Walaupun langkah keselamatan sewajarnya dilaksanakan, pengguna memahami bahawa tiada kaedah penghantaran atau penyimpanan data secara elektronik yang boleh dijamin selamat sepenuhnya.

11. Kebenaran Aplikasi Pada Peranti

Aplikasi MYeLKM mungkin memerlukan kebenaran tertentu pada peranti pengguna untuk membolehkan fungsi tertentu beroperasi dengan baik. Kebenaran ini hanya digunakan apabila diperlukan.

Contoh kebenaran yang mungkin digunakan termasuk:

1. Kamera
   Untuk mengambil gambar atau mengimbas dokumen sokongan, sekiranya fungsi tersebut disediakan.
2. Galeri atau storan fail
   Untuk memuat naik dokumen, sijil, resit atau lampiran berkaitan permohonan.
3. Notifikasi
   Untuk menghantar makluman berkaitan status permohonan, pembaharuan, CPD, bayaran atau hebahan rasmi.
4. Internet
   Untuk membolehkan pengguna mengakses akaun, menghantar permohonan, memuat naik dokumen dan menerima maklumat terkini daripada sistem.

Aplikasi tidak akan menggunakan kebenaran peranti untuk tujuan yang tidak berkaitan dengan fungsi rasmi MYeLKM.

12. Pembayaran Dalam Aplikasi

Sekiranya Aplikasi MYeLKM menyediakan fungsi pembayaran, maklumat transaksi yang diperlukan akan diproses bagi tujuan pengesahan bayaran, penjanaan resit, semakan status dan rekod kewangan.

Maklumat kad pembayaran, akaun bank atau e-dompet, sekiranya digunakan, lazimnya diproses melalui penyedia perkhidmatan pembayaran yang sah. Aplikasi MYeLKM tidak akan menyimpan maklumat sulit pembayaran pengguna kecuali maklumat transaksi yang diperlukan untuk tujuan rekod, semakan dan audit.

13. Penyimpanan Data

Maklumat peribadi pengguna akan disimpan selama mana diperlukan bagi tujuan penyampaian perkhidmatan, pentadbiran rekod, audit, keselamatan, pematuhan undang-undang atau keperluan operasi Lembaga Kaunselor Malaysia.

Data yang tidak lagi diperlukan boleh dipadam, dinyahaktifkan, dianonimkan atau diarkibkan mengikut dasar pengurusan rekod dan peraturan yang berkuat kuasa.

14. Ketepatan Dan Kemaskini Maklumat

Pengguna bertanggungjawab memastikan maklumat yang dikemukakan melalui Aplikasi MYeLKM adalah tepat dan terkini.

Sekiranya terdapat perubahan pada maklumat peribadi, maklumat hubungan, kelayakan, status profesional atau dokumen berkaitan, pengguna hendaklah mengemas kini maklumat tersebut melalui fungsi yang disediakan dalam Aplikasi atau menghubungi pihak Lembaga Kaunselor Malaysia untuk tindakan lanjut.

15. Hak Pengguna

Tertakluk kepada undang-undang, peraturan dan prosedur yang berkuat kuasa, pengguna boleh membuat permohonan untuk:

1. Menyemak maklumat peribadi yang telah diberikan;
2. Mengemaskini atau membetulkan maklumat yang tidak tepat;
3. Mendapatkan penjelasan berkaitan penggunaan maklumat peribadi;
4. Menarik balik kebenaran tertentu, sekiranya fungsi atau keadaan membenarkan; dan
5. Mengemukakan aduan berkaitan pengurusan maklumat peribadi.

Permohonan tersebut boleh dikemukakan melalui saluran rasmi Lembaga Kaunselor Malaysia.

16. Pautan Kepada Sistem Atau Laman Pihak Ketiga

Aplikasi MYeLKM mungkin mengandungi pautan kepada portal, sistem, dokumen, gerbang pembayaran atau perkhidmatan pihak ketiga yang berkaitan dengan penyampaian perkhidmatan.

Lembaga Kaunselor Malaysia tidak bertanggungjawab terhadap dasar privasi, kandungan atau amalan keselamatan laman web atau perkhidmatan pihak ketiga tersebut. Pengguna digalakkan membaca dasar privasi pihak berkenaan sebelum menggunakan perkhidmatan tersebut.

17. Kanak-Kanak Dan Pengguna Bawah Umur

Aplikasi MYeLKM tidak direka khusus untuk mengumpul maklumat daripada kanak-kanak atau pengguna bawah umur, kecuali jika maklumat tersebut diperlukan bagi tujuan rasmi yang dibenarkan dan dikemukakan oleh pihak yang sah.

Sekiranya maklumat pengguna bawah umur dikemukakan, pengguna atau pihak yang mengemukakan maklumat tersebut bertanggungjawab memastikan kebenaran yang sewajarnya telah diperoleh.

18. Perubahan Kepada Dasar Privasi

Lembaga Kaunselor Malaysia boleh mengemas kini atau meminda Dasar Privasi ini dari semasa ke semasa bagi mencerminkan perubahan fungsi Aplikasi, keperluan operasi, teknologi, keselamatan atau peraturan yang berkuat kuasa.

Sebarang perubahan kepada Dasar Privasi akan dimaklumkan melalui Aplikasi, portal rasmi atau saluran komunikasi rasmi yang bersesuaian. Pengguna digalakkan menyemak Dasar Privasi ini secara berkala.

Penggunaan berterusan Aplikasi MYeLKM selepas perubahan dibuat dianggap sebagai penerimaan terhadap Dasar Privasi yang telah dikemas kini.

19. Pertanyaan Dan Aduan

Sebarang pertanyaan, aduan atau permohonan berkaitan Dasar Privasi Aplikasi MYeLKM boleh dikemukakan kepada:

Lembaga Kaunselor Malaysia
Kementerian Pembangunan Wanita, Keluarga dan Masyarakat
Aras 19, No. 55, Persiaran Perdana, Presint 4,
62100 Putrajaya, Malaysia.

E-mel: myelkm@kpwkm.gov.my
Telefon: 03-8870 6000

20. Tarikh Kuat Kuasa

Dasar Privasi ini berkuat kuasa mulai:

1 Julai 2026